Capacitación en línea vs. presencial, ¿cuál es la ventaja?
Por Angélica Ospina
Toda empresa u organización desea crecer, y uno de los obstáculos más frecuentes que enfrenta para lograrlo es el alto índice de rotación y la poca aceptación o identificación del personal con los productos o servicios ofrecidos. Es por eso que hablar de una capacitación efectiva es un tema ineludible para cualquier compañía.
Es común escuchar términos como "la mejora continua", pero vemos que nuestras empresas tienen un bajo crecimiento y poco afianzamiento. Es entonces cuando los departamentos de Recursos Humanos generalmente se encuentran en la inevitable disyuntiva: ¿qué será mejor para mi empresa?; ¿cuál sera la mejor opción para mi equipo de trabajo?; qué es mejor, ¿una capacitación virtual o una presencial?
Las razones por las que una empresa realiza capacitaciones contantes son muy variadas. Éstas pueden ir desde la implementación de nuevos procedimientos o las exigencias de sistemas de gestión de calidad, hasta la rotación constante del personal y adquisición de nuevos clientes, entre muchas otras. A pesar de esta variedad, existen ciertos parámetros que se deben contemplar antes de escoger un sistema y metodología de capacitaciones.
Objetivos: ¿qué desea lograr tu organización con el proceso de capacitación?, ¿durante cuánto tiempo?
Presupuesto: ¿con cuánto dinero cuenta tu empresa u organización?
Audiencia: ¿quiénes recibirán la capacitación?, ¿cuál será la edad promedio?
Recursos: ¿cuentas con espacios físicos destinados a las capacitaciones?, ¿cuentas con un equipo técnico?, ¿cuentas con material didáctico para tu audiencia?
Resultados esperados: ¿cómo se medirán los resultados del aprendizaje?
Si analizas estos puntos tendrás la posibilidad de escoger con asertividad tu metodología de capacitación. Exploremos más a detalle los puntos anteriores:
1. Objetivo
El objetivo es un punto de suma importancia. Por ejemplo, si tu capacitación se va a realizar para entrenar a cierto personal para una actividad que sólo se realizará una vez o es un proyecto que no requiere mucho personal y tu personal es estable, una capacitación presencial puede ser suficiente.
Por el contrarío si tu capacitación debe ser constante, pues tienes alta rotación de personal o está sujeta a cambios estructurales, metodologías y/o ajustes de tu organización, sin lugar a dudas las capacitaciones en línea es tu mejor opción.
Una capacitación virtual, no tiene límite de tiempo. Es decir, se puede acceder a ella desde cualquier locación y en cualquier momento. Puede realizarse para personas que se encuentran en lugares geográficamente distantes y mantener los mismos criterios de contenido para todas ellas. Si consideramos que toda organización debe estandarizar sus procesos, es importante que todo tu personal pueda recibir la misma información y ser capacitado con las mismas herramientas.
Entonces, ¿cuál es tu objetivo?
2. Presupuesto
La educación virtual o e-Learning fue mitificada como un método costoso que implica una alta inversión en tecnología, pero numerosos estudios han demostrado que una empresa que implementa sistemas de capacitación virtual reduce costos de capacitación entre 40% y 60%. ¿Pero cómo lograr esto?
Los factores que intervienen en el cálculo de los costos de una capacitación presencial son muchos: honorarios del instructor, pago del espacio, reproducción del material, movilización de las personas, etc. Lo peor es que esto debes hacerlo una y otra vez mientras tengas personas que entrenar. Además, debes tomar en cuenta el costo de oportunidad para las personas que dejan de hacer su trabajo. Así por ejemplo, un vendedor tal vez tiene que retrasar alguna cita con un posible cliente por asistir a la capacitación.
La inversión en un sistema propio de e-Learning se realiza una sola vez, y las actualizaciones son periódicas. Tu personal puede estar en capacitación constante sin tener que desplazarse o abandonar su espacio de trabajo. Igualmente, muchos de tus empleados quizá requieran estar actualizándose y compartiendo información dentro de un sistema seguro. Es así como MOODLE, un LMS (Learning Manager System), nos ofrece la posibilidad de mantener las capacitaciones, administrarlas y ofrecerle a los usuarios un entorno de aprendizaje al que se puede acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento y compartir sus dudas o experiencias sin esperar la programación de la capacitación o coincidir con la agenda del instructor.
3. Audiencia
Una capacitación presencial es simple: vas, ves el curso durante unas horas, intervienes (si el instructor te lo permite) y listo. Si las personas que piensas atender con el proceso de capacitación no están muy relacionadas con los entornos digitales, bien sea por edad u otras causas, la opción presencial ganará más peso en este punto.
Sin embargo, las plataformas de LMS, como MODDLE, se desarrollaron para ser sencillas e intuitivas tanto para los administradores de la plataforma como para los usuarios. Así que, si este tipo de plataforma te ayuda en el cumplimiento de tus objetivos, no la descarte sin antes haber visto cómo funciona.
Otra pregunta que también debes consideras sobre tu audiencia es dónde se encuentra, y cuál es la posibilidad real de exigir su presencia en un lugar y a una hora determinada. Éste es uno de los factores más decisivos y es una de las principales causas por las que, aunque realices una alta inversión en capacitación, no puedas ver resultados ni repercusiones positivas dentro de tu empresa.
4. Recursos
Los recursos se extienden no sólo a la suma de dinero con la cuenta tu organización o empresa a la hora de invertir en una capacitación, sino que tiene más que ver con las herramientas que estás usando para capacitar a tu personal.
Son muchos los casos donde una capacitación presencial se reduce a esperar que tu empleado escuche durante unas horas, o durante días, al experto en el área, y regrese a su casa o lugar de trabajo con no más que el conocimiento que logró asimilar y aprender. Una capacitación presencial eficaz debe contar con recursos tanto de espacio, visuales y material pedagógico, que permitan que el empleado o capacitado pueda volver a acceder a la información. Esto implica costos extra para su realización y actualización periódica.
Para disminuir esos costos, muchas empresas usan documentos muy extensos que son absolutamente ineficaces dentro de un proceso de enseñanza - aprendizaje.
Por otro lado, las capacitaciones virtuales se basan precisamente en esas herramientas. Primero se diseña la herramienta de aprendizaje y después se accede a ella, es decir, el proceso de enseñanza - aprendizaje opera en sentido contrario. La información se valida primero en el instrumento didáctico y no durante el proceso de aprendizaje.
El usuario puede acceder a estos recursos en cualquier momento, y estos pueden estar en constante actualización; lo que ahorra costos de nuevas capacitaciones y en la elaboración completa de nuevos recursos.
5. Resultados esperados
Los resultados son el punto clave aquí. Todos los que hemos asistido a capacitaciones, o hemos hecho parte de algún equipo de estudio presencial, nos quedamos con la incertidumbre de saber cómo medir si hay o habrá alguna mejora luego de la capacitación. Incluso, si formas parte del equipo de Recursos Humanos o eres un directivo que ha promovido la capacitación de tu personal, ¿cómo puedes evidenciar que efectivamente existió un aprovechamiento? ¿Cómo verificar que tu inversión tuvo algún beneficio?
Desde sus inicios, la educación virtual ha tenido como objetivo la generación de herramientas de desempeño. Algunas de éstas son exámenes con múltiples formas de respuesta o foros de preguntas, que pueden ser configurados para que los resultados a las preguntas, problemáticas o cuestionamientos puedan ser evaluados cuantitavamente.
Esto nos da la posibilidad de tener métricas de cada uno de los participantes de la capacitación. Métricas que no sólo nos darán luz sobre si existió o no aprendizaje, si no que nos ayudarán a evaluar los contenidos y las metodologías aplicadas en nuestra capacitación.
Si lo analizas, estas herramientas a la larga van a aportar un crecimiento y una mejora constante de nuestro sistema de capacitación o nuestros cursos en línea. Si somos consecuentes con nuestro objetivo, podemos utilizar los resultados periódicos que nos arrojan las plataformas de e-Learning no sólo para revisar el desempeño de cada una de las personas inscritas en nuestros cursos o capacitaciones, si no los resultados de nuestro sistema y cómo están siendo asimilados los procesos corporativos o los contenidos de nuestros cursos académicos.
El análisis.
Ahora, la decisión está en tus manos. Define claramente los objetivos de tu proceso de capacitación y determina cuáles son los factores que tienen más peso dentro de tu proceso de toma de decisiones.
Con esto, repasa la comparación entre ambos métodos de formación y responde a las preguntas planteadas. Escoge el que se adapte mejor a tu empresa u organización.
Si aun tienes dudas o quieres conocer más sobre algunos aspectos técnicos, escríbenos a info@visorlab.com o a mí personalmente al correo soyangelicaospina@gmail.com. Nos pondremos en contacto contigo para asesorarte en tu proceso.
¿Qué piensas? Si tienes alguna duda y deseas compartirla públicamente déjanos tu comentario, con gusto te responderemos para resolver tus inquietudes.